Planificar y programar las tareas del día a día, centrándose más en objetivos que en horarios, es una de las claves para obtener el máximo rendimiento en el trabajo. En vez de agotarte dedicando infinidad de horas a la oficina, el gran secreto del quehacer productivo consiste en organizarse para aprovechar mejor el tiempo.
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Si eres de los que piensas que las horas de oficina no te alcanzan para hacer todo lo que necesitas, probablemente no te falte dedicación, pero sí una buena organización. Es necesario aprender a sacarle el máximo partido a ese recurso no renovable que tan a menudo se desperdicia: el tiempo.
¿Cómo organizar el tiempo disponible, cómo aprovecharlo y cómo utilizarlo eficazmente? Ante esta cuestión los expertos proponen una serie de normas básicas para organizar el tiempo, las que no sólo resultan útiles en el trabajo, sino en la vida personal, familiar y social.
Céntrate únicamente en los objetivos Muchos de los recuesos de gestión del tiempo empresarial hacen más hincapié en la programación de horarios y tareas, que en la planificación basada en objetivos. Pero esta tendencia está dando paso a otro concepto mucho más eficaz. Se trata de un método basado en una visión a largo plazo, que le dé sentido a las actividades que se hacen hoy, y ayude a tener claro lo que se quiere conseguir y a saber por qué se lo busca.
Si la herramienta para el control del tiempo es el reloj, para gestionarlo se necesita una "brújula mental", que indique el camino a seguir.
Planificar en vez de improvisar Son muchos los que ya se han dado cuenta que la planificación es importante, pero todavía son pocos los que le dedican el tiempo necesario. Es cuestión de cambiar el 'chip'. Es necesario cambiar el hábito de improvisar por el de planificar. Los que planifican con antelación lo que deben hacer obtienen mejores resultados y disponen de más tiempo que aquel que no lo hace.
La importancia de la agenda Tras planificar llega la hora de programar, es decir, establecer cuándo hacerlo y desarrollar en el terreno temporal y por escrito las etapas que conducen al objetivo que se persigue. No se trata sólo de ordenar, es un compromiso con uno mismo de extraer del caos cotidiano acciones deliberadamente deseadas y elegidas.
La programación ayuda a optar entre lo que se va a hacer ese día y lo que dejará "aparcado" en función del tiempo disponible.
Establece prioridades El trabajo es un asunto de prioridades. Prepara una lista de las tareas del día, concentrándote en las más importantes y dejando las restantes. Cuando hay varios asuntos que realizar, decídete por el más necesario y no por el más cómodo o el que más te apetezca. Para evitarlo intente hacer primero lo más duro y desagradable, además de establecer unos plazos para resolver los asuntos más peliagudos.
Metas que se ajusten a la realidad Una vez que hayas definido tus objetivos, deja de hacer todo aquello que no tenga nada que ver con ellos. Y es que para aumentar la eficacia hay que dejar de hacer cosas, aunque la idea generalizada sea del que "más hace más consigue".
Pequeños trucos 1- Si el día ha comenzado ya mal, detente, cuenta hasta cinco y ordena tus ideas.
2- Si estás en tu mesa de trabajo, procura ordenarla porque tenerla demasiada atiborrada de cosas le agobiará aún más.
3- En situaciones de crisis, ordena las prioridades y replantéelas si la situación lo requiere, estableciendo lapsos de tiempo más amplios para los proyectos más lejanos.
4- Si te encuentras en un monento de saturación intenta concentrarte evitando las acciones impulsivas y acortando las pausas del día sin suprimirlas.
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